Na podstawie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. z 2024 r., poz. 928) Zarząd Spółki Zarządzeniem nr 2024/35 z dnia 26 września 2024 r. wprowadził Wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych określającą:
1. rodzaje naruszeń prawa mogących być wyłącznie przedmiotem zgłoszenia (wewnętrznego i zewnętrznego) lub ujawnienia publicznego;
2. sposoby przekazywania zgłoszeń wewnętrznych o naruszeniach prawa w Spółce;
3. zasady i tryb badania zasadności zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych;
4. osoby upoważnione w Spółce do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, w tym komunikowania się z sygnalistą;
5. podstawowe informacje o zasadach dokonywania zgłoszeń zewnętrznych lub ujawnienia publicznego;
6. warunki i środki ochrony sygnalistów.
Osobami uprawnionymi do dokonywania zgłoszeń o naruszeniach prawa w Spółce (sygnalistami) są pracownicy i byli pracownicy Spółki, osoby ubiegające się o zatrudnienie, osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, wspólnicy lub członkowie organów Spółki, praktykanci, stażyści, osoby lub przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz Spółki.
Zgłoszenia powinny zawierać informacje o naruszeniach prawa w Spółce wyłącznie w sprawach, które zostały wskazane w ww. procedurze, i które dotyczą:
1. zagadnień wymienionych w art. 3 ust. 1 ustawy (np. korupcji, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności, ochrony prywatności i danych osobowych, bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych, interesów finansowych Skarbu Państwa, samorządu terytorialnego i UE);
2. sytuacji i zdarzeń, które są niezgodne z obowiązującymi w Spółce regulacjami wewnętrznymi lub standardami etycznymi (np. konfliktu interesów, nadużywania uprawnień i pełnionej funkcji, kradzieży, zniszczenia mienia, oszustwa lub fałszerstwa, niedopełnienia obowiązków służbowych lub niezachowania należytej staranności, łamania praw pracowniczych, mobbingu, molestowania, zachowań dyskryminujących, naruszania przepisów bhp i wyrządzenia szkody osobie lub też szkody materialnej).
Procedura nie służy do zgłaszania ogólnych problemów związanych z pracą lub świadczeniem usług, które należy rozwiązywać w ramach istniejących relacji służbowych, bądź innych obowiązujących w Spółce regulacji.
Zgłoszenia naruszenia prawa mogą mieć charakter anonimowy lub jawny (nieanonimowy), a wybór trybu należy wyłącznie do sygnalisty, przy czym powinien mieć on na uwadze, że wyjaśnienie sprawy zgłoszonej anonimowo może być utrudnione, bądź nawet niemożliwe z powodu braku możliwości uzyskania od niego dodatkowych informacji, które są niezbędne do rozpatrzenia zgłoszenia
Zgłoszenie naruszenia prawa powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane, co do czasu wystąpienia, osób zaangażowanych oraz zakresu i okoliczności naruszenia prawa, w celu umożliwienia jego zbadania.
Zgłoszenia naruszenia prawa w Spółce można dokonać w następujący sposób:
1. za pośrednictwem zapewniającego anonimowość nadawcy elektronicznego formularza dostępnego na stronie internetowej https://app.sygnanet.pl/pewik/pl
2. w formie tradycyjnego listu na adres: Pełnomocnik ds. zgodności, PEWIK GDYNIA Sp. z o.o. ul. Witomińska 29, 81-311 Gdynia;
3. za pośrednictwem zapewniającej anonimowość dzwoniącego linii telefonicznej pod numerem 516 677 604, czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 14:00;
4. bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. zgodności podczas indywidualnie umówionego spotkania;
5. bezpośrednio Członkowi Zarządu Spółki – w przypadku naruszenia prawa przez Pełnomocnika ds. zgodności.
Spółka zapewnia rozpatrzenie każdego zgłoszenia oraz zachowanie poufności danych osobowych sygnalisty na każdym etapie postępowania.
Sygnalista podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, nawet w przypadku gdy w wyniku weryfikacji zgłoszenia lub postępowania wyjaśniającego stwierdzono, że zgłoszone przez niego naruszenie prawa nie miało miejsca, o ile dokonał zgłoszenia lub ujawnienia publicznego w dobrej wierze tzn.:
1. miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa;
2. nie działa złośliwie ani nie rzuca fałszywych podejrzeń;
3. nie oczekuje korzyści osobistych ani materialnych.
Ochronie przed działaniami odwetowymi podlegają również osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia i osoby powiązane z sygnalistą (zakres ustawowy). Rodzaje działań odwetowych oraz środki ochrony przed tymi działaniami wymienione zostały w rozdziale 2 ustawy. Osoba, która uniemożliwia lub istotnie utrudnia dokonanie zgłoszenia lub stosuje działania odwetowe, może ponieść odpowiedzialność prawną. Ochroną objęte są również inne osoby wymienione w procedurze.
Ochrona nie przysługuje sygnaliście działającemu w złej wierze tj. takiemu, który wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinien wiedzieć, że zgłaszane przez niego naruszenie prawa jest nieprawdziwe lub nie ma uzasadnionych podstaw, a wszczęte postępowanie może nieść dla osoby, której ono dotyczy negatywne konsekwencje.
Osoby zgłaszające powinny odpowiedzialnie i rozważnie podejść do zawartości przesyłanych zgłoszeń i informacji. Sygnalista, który w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym naruszenia prawa świadomie podał nieprawdę, może ponieść odpowiedzialność prawną.
Szczegóły dotyczące systemu zgłaszania naruszeń prawa w PEWIK GDYNIA Sp. z o.o. znajdują się w Wewnętrznej procedurze dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
Załączniki:
1. Wewnętrzna procedura dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.
2. Formularz „Zgłoszenie naruszenia prawa”
3. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych sygnalisty.
4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób wymienionych w zgłoszeniu naruszenia prawa.
Obowiązujące w PEWIK GDYNIA Sp. z o.o. (dalej: „PEWIK GDYNIA” lub „Spółka”) Standardy Ochrony Małoletnich (dalej: „Standardy”) zostały opracowane w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.
Celem wprowadzenia Standardów jest określenie najważniejszych zasad związanych z zapewnieniem maksymalnego poziomu bezpieczeństwa małoletnich biorących udział w przedsięwzięciach edukacyjnych organizowanych przez PEWIK GDYNIA, zwanych dalej „Przedsięwzięciami Edukacyjnymi” oraz w zajęciach praktycznej nauki zawodu, realizowanych w PEWIK GDYNIA zgodnie z rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z 24 sierpnia 2017 r. w sprawie praktycznej nauki zawodu, zwanych dalej „Nauką Zawodu”.
1. Pracownicy PEWIK GDYNIA mający bezpośredni kontakt z małoletnimi w związku z Przedsięwzięciami Edukacyjnymi lub Nauką Zawodu powinni wykonywać swoje zadania w sposób zapewniający przestrzeganie ich praw, z szacunkiem oraz w sposób uprzejmy i kulturalny.
2. Niedopuszczalne jest stosowanie wobec małoletnich jakichkolwiek form przemocy słownej lub fizycznej.
3. Pracownicy PEWIK GDYNIA, o których mowa w pkt 1. mają obowiązek powstrzymać się od jakichkolwiek zachowań, które mogłyby naruszać przestrzeń osobistą małoletniego, powodować u niego poczucie zagrożenia, dyskomfortu lub strachu.
4. W obiektach PEWIK GDYNIA funkcjonuje otwarta sieć Wi-Fi umożliwiająca dostęp do Internetu, która jest zabezpieczona przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami występującymi w sieci Internet przy użyciu powszechnie przyjętych w tym zakresie metod, a korzystanie z niej odbywa się na zasadach, które prezentowane są i podlegają zatwierdzeniu przed nawiązaniem połączenia z tą siecią.
5. W trakcie przygotowywania i realizacji Przedsięwzięć Edukacyjnych oraz Nauki Zawodu obowiązują następujące zasady ogólne:
a) pracownicy PEWIK GDYNIA, o których mowa w pkt 1. nie mogą utrzymywać z małoletnimi uczestnikami Przedsięwzięć Edukacyjnych i Nauki Zawodu kontaktów w sprawach, które nie są związane z obowiązkami zawodowymi, w szczególności poprzez komunikowanie się z nimi za pomocą mediów społecznościowych lub komunikatorów internetowych,
b) środki edukacyjne i język stosowane w trakcie Przedsięwzięć Edukacyjnych i Nauki Zawodu muszą być adekwatne do wieku ich małoletnich uczestników,
c) rejestrowanie jakąkolwiek metodą techniczną wizerunku lub głosu któregokolwiek małoletniego biorącego udział w Przedsięwzięciach Edukacyjnych lub Nauce Zawodu i upublicznianie utworzonych w ten sposób materiałów odbywa się wyłącznie za pisemną zgodą rodziców lub opiekunów prawnych tego małoletniego.
6. W trakcie realizacji Przedsięwzięć Edukacyjnych, oprócz zasad określonych w pkt. 5, obowiązują dodatkowo następujące zasady:
a) aktywności w ramach Przedsięwzięć Edukacyjnych są grupowe i odbywają się wyłącznie w obecności nauczyciela, rodzica lub innego opiekuna danej grupy małoletnich,
b) PEWIK GDYNIA nie udostępnia uczestnikom Przedsięwzięć Edukacyjnych urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet.
7. W trakcie przygotowywania i realizacji Nauki Zawodu, oprócz zasad określonych w pkt. 5, obowiązują dodatkowo następujące zasady:
a) kontakt pracowników PEWIK GDYNIA z małoletnim powinien odbywać się tylko w godzinach pracy oraz dotyczyć wyłącznie celów związanych z Nauką Zawodu;
b) pracownicy wykonujący czynności z udziałem małoletniego, powinni zadbać o to, aby podczas wykonywania tych czynności pozostawać w zasięgu wzroku lub słuchu współpracowników;
c) w przypadku, gdy konieczne jest pozostanie z małoletnim sam na sam, pracownik powinien poinformować o tym współpracowników, wskazując miejsce, w którym będzie przebywał z małoletnim;
d) zadania przydzielane małoletniemu nie mogą przekraczać jego możliwości psychofizycznych;
e) pracownicy powinni udzielać małoletniemu rzetelnej pomocy w wykonywaniu przydzielonych mu zadań, a w szczególności – przed przystąpieniem małoletniego do wykonywania zadania – należy dokładnie wyjaśnić mu zakres czynności, które ma wykonać oraz sposób ich wykonania;
f) wyrażenie negatywnej oceny wykonania zadania nie może wiązać się z wyśmiewaniem lub innym upokarzaniem małoletniego;
g) w przypadku zaobserwowania u małoletniego zachowania agresywnego lub autoagresywnego, należy niezwłocznie skontaktować się ze szkołą kierującą małoletniego w celu Nauki Zawodu, a w razie konieczności – niezwłocznie wezwać pogotowie ratunkowe i/lub Policję,
h) w zakresie korzystania z urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internet oraz ochrony przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami w sieci Internet lub utrwalonymi w innej formie, małoletni podlega szkoleniu, które przeprowadzane jest przed dopuszczeniem go do zajęć Nauki Zawodu i obejmuje w szczególności zapoznanie z obowiązującymi w PEWIK GDYNIA instrukcjami ZI-I-02 i ZI-I-03 oraz procedurą ZI-01, a także Regulaminem Pracy.
8. W przypadku powzięcia informacji o krzywdzeniu małoletniego, pracownik PEWIK GDYNIA ma obowiązek przekazać niezwłocznie taką informację do bezpośredniego przełożonego.
9. Niezwłocznie po otrzymaniu informacji, o której mowa w pkt. 8, bezpośredni przełożony inicjuje w Spółce działania niezbędne do:
a) przekazania tej informacji do rodziców małoletniego, jego innego opiekuna prawnego lub do instytucji, do której kompetencji należą sprawy z zakresu ochrony małoletnich – w zależności od specyfiki danego przypadku krzywdzenia małoletniego,
b) ustalenia, czy Spółka powinna zgłosić podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz uczestniczyć w ustaleniu planu wsparcia małoletniego po ujawnieniu krzywdzenia.
10. Przekazywanie informacji, o których mowa w pkt. 8 i 9 musi następować w sposób zapewniający zachowanie w niezbędnym zakresie anonimowości małoletniego i osoby będącej źródłem informacji o krzywdzeniu małoletniego.
11. Działania, o których mowa w pkt. 9 lit. b) podejmowane są w porozumieniu z rodzicami, opiekunem prawnym małoletniego lub instytucją, do której kompetencji należą sprawy z zakresu ochrony małoletnich – w zależności od specyfiki danego przypadku krzywdzenia małoletniego.
12. Zgłoszenia o zdarzeniach zagrażających małoletniemu, które wystąpiły w związku z Przedsięwzięciami Edukacyjnymi lub Nauką Zawodu mogą być kierowane na adres email: ochronamaloletnich@pewik.gdynia.pl
13. Do działań podejmowanych na skutek otrzymania zgłoszeń, o których mowa w pkt. 12 stosuje się odpowiednio postanowienia pkt. 9 i 10.
14. Tworzy się wewnętrzny rejestr ujawnionych lub zgłoszonych zdarzeń zagrażających małoletniemu.
15. Standardy podlegają opublikowaniu na stronie internetowej PEWIK GDYNIA oraz wywieszeniu na tablicy informacyjnej w siedzibie Spółki.
16. Standardy podlegają okresowej weryfikacji pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz ocenie ich merytorycznej przydatności.
17. Weryfikacja, o której mowa w pkt. 16 dokonywana jest nie rzadziej, niż raz na dwa lata.
18. Przygotowanie pracowników PEWIK GDYNIA do stosowania Standardów polega na przekazaniu im tych Standardów do wiadomości w sposób przyjęty w Spółce.
19. Każdy z pracowników PEWIK GDYNIA, o których mowa w pkt. 1. składa oświadczenie o zapoznaniu się ze Standardami.
20. Prezes Zarządu wyznacza pracowników odpowiedzialnych za:
a) przyjmowanie zgłoszeń, o których mowa w pkt. 12 i koordynację działań podejmowanych na skutek tych zgłoszeń,
b) prowadzenie i uzupełnianie rejestru, o którym mowa w pkt. 14,
c) realizację postanowień pkt. 15, 16, 18 i 19.
21. Standardy wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.
