Zgodnie z przepisami Dyrektywy PE i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23.10.2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Zarząd Spółki Zarządzeniem nr 2022/07 z dnia
16.02.2022 r. wprowadził  „Regulamin zgłoszeń wewnętrznych” określający:

1. sposoby przekazywania zgłoszeń o naruszeniach prawa w Spółce;
2. zasady badania zasadności otrzymanych zgłoszeń i podejmowania działań następczych;
3. warunki zapewnienia anonimowości i objęcia ochroną osób zgłaszających naruszenia prawa.

Zgłoszenia mogą mieć charakter anonimowy lub jawny (nieanonimowy) – wybór trybu należy wyłącznie do zgłaszającego. Spółka zapewnia rozpatrzenie każdego zgłoszenia oraz zachowanie poufności danych osobowych zgłaszającego na każdym etapie postępowania.

Zgłoszenie powinno być udokumentowane i szczegółowo opisane, co do czasu wystąpienia, osób zaangażowanych oraz zakresu i okoliczności naruszenia prawa, w celu umożliwienia jego zbadania.

Zgłoszeniom podlegają niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, szczegółowo wymienione w Regulaminie, działania lub zaniechania dotyczące w szczególności prawa zamówień publicznych, zapobiegania praniu pieniędzy, ochrony środowiska, bezpieczeństwa żywności, konfliktu interesów, korupcji, kradzieży i łamania praw pracowniczych itp. System nie służy do zgłaszania ogólnych problemów związanych z pracą lub świadczeniem usług, które  należy rozwiązywać w ramach istniejących relacji służbowych, bądź innych obowiązujących w Spółce regulacji. Osoby zgłaszające powinny odpowiedzialnie i rozważnie podejść do zawartości przesyłanych zgłoszeń i informacji.

Uprawnionymi do dokonywania zgłoszeń są pracownicy i byli pracownicy Spółki, osoby ubiegające się o zatrudnienie lub świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, wspólnicy lub członkowie organów Spółki, stażyści, osoby lub przedsiębiorcy świadczący usługi na rzecz Spółki.

Zgłaszający podlega ochronie przed działaniami odwetowymi, nawet w przypadku gdy w wyniku weryfikacji zgłoszenia lub postępowania wyjaśniającego stwierdzono, że zgłoszone przez niego naruszenie prawa nie miało miejsca, o ile dokonał zgłoszenia w dobrej wierze tj.:

1. jest przekonany o prawdziwości dokonanego zgłoszenia,
2. nie działa złośliwie ani nie rzuca fałszywych podejrzeń,
3. nie oczekuje korzyści osobistych ani materialnych.

Ochrona nie przysługuje zgłaszającemu działającemu w złej wierze tj. takiemu który wie lub przy zachowaniu należytej staranności powinien wiedzieć, że zgłaszane naruszenie prawa jest nieprawdziwe, a wszczęte postępowanie może nieść dla osoby, której ono dotyczy negatywne konsekwencje.

Zgłoszenia naruszenia prawa w Spółce można dokonać w następujący sposób:

1. za pośrednictwem zapewniającego anonimowość nadawcy elektronicznego formularza dostępnego na stronie internetowej https://app.sygnanet.pl/pewik/pl
2. w formie tradycyjnego listu na adres Pełnomocnik ds. zgodności, PEWIK GDYNIA Sp. z o.o.
   Witomińska 29, 81-311 Gdynia;
3. za pośrednictwem zapewniającej anonimowość dzwoniącego linii telefonicznej pod numerem 516 677 604, czynnej od poniedziałku do piątku w godzinach 7:00 – 14:00;
4. bezpośrednio Pełnomocnikowi ds. zgodności podczas indywidualnie umówionego spotkania, za pośrednictwem powyższego numeru telefonu, spotkania,
5. bezpośrednio Członkowi Zarządu Spółki – w przypadku naruszenia prawa przez Pełnomocnika ds. zgodności.

Szczegóły systemu zgłaszania naruszeń prawa znajdują się w Regulaminie zgłoszeń wewnętrznych
i w Procedurze zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Załączniki

1. Regulamin zgłoszeń wewnętrznych
2. Procedura zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych
3. Formularz „Zgłoszenie naruszenia prawa”
4. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób zgłaszających naruszenia prawa
5. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób, których dane osobowe zostały umieszczone w zgłoszeniu naruszenia prawa

Obowiązujące w PEWIK GDYNIA Sp. z o.o. (dalej: „PEWIK GDYNIA” lub „Spółka”) Standardy Ochrony Małoletnich (dalej: „Standardy”) zostały opracowane w związku z obowiązkami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich.

Celem wprowadzenia Standardów jest określenie najważniejszych zasad związanych z zapewnieniem maksymalnego poziomu bezpieczeństwa małoletnich biorących udział w przedsięwzięciach edukacyjnych organizowanych przez PEWIK GDYNIA, zwanych dalej „Przedsięwzięciami Edukacyjnymi”.

1. Pracownicy PEWIK GDYNIA mający bezpośredni kontakt z małoletnimi w związku z Przedsięwzięciami Edukacyjnymi powinni wykonywać swoje zadania w sposób zapewniający przestrzeganie ich praw, z szacunkiem oraz w sposób uprzejmy i kulturalny.
2. Niedopuszczalne jest stosowanie wobec małoletnich jakichkolwiek form przemocy słownej lub fizycznej.
3. Pracownicy PEWIK GDYNIA, o których mowa w pkt 1.1. mają obowiązek powstrzymać się od jakichkolwiek zachowań, które mogłyby naruszać przestrzeń osobistą małoletniego, powodować u niego poczucie zagrożenia, dyskomfortu lub strachu.
4. W toku organizowania i prowadzenia przez PEWIK GDYNIA Przedsięwzięć Edukacyjnych obowiązują następujące zasady:
   • aktywności w ramach Przedsięwzięć Edukacyjnych są grupowe i odbywają się wyłącznie w obecności nauczyciela, rodzica lub innego opiekuna danej grupy małoletnich,
   • przed przystąpieniem do prowadzenia Przedsięwzięć Edukacyjnych PEWIK GDYNIA informuje nauczycieli, rodziców, opiekunów grup małoletnich o tym że:
     • w obiektach PEWIK GDYNIA funkcjonuje otwarta sieć Wi-Fi, która umożliwia dostęp do Internetu,
     • otwarta sieć Wi-Fi funkcjonująca w obiektach PEWIK GDYNIA jest zabezpieczona przed treściami szkodliwymi i zagrożeniami występującymi w sieci Internetowej przy użyci powszechnie przyjętych w tym zakresie metod,
     • korzystanie z otwartej sieci Wi-Fi funkcjonującej w obiektach PEWIK GDYNIA odbywa się na zasadach, które prezentowane są i podlegają zatwierdzeniu przed nawiązaniem połączenia z siecią,
     • PEWIK GDYNIA nie udostępnia uczestnikom Przedsięwzięć Edukacyjnych urządzeń elektronicznych z dostępem do sieci Internetowej,
   • pracownicy PEWIK GDYNIA, o których mowa w pkt 1.1. nie mogą utrzymywać kontaktów osobistych z małoletnimi uczestnikami Przedsięwzięć Edukacyjnych, w szczególności nie mogą komunikować się z nimi za pomocą mediów społecznościowych lub komunikatorów internetowych,
   • środki edukacyjne i język stosowane w trakcie Przedsięwzięć Edukacyjnych muszą być adekwatne do wieku ich małoletnich uczestników,
   • rejestrowanie jakąkolwiek metodą techniczną wizerunku lub głosu któregokolwiek małoletniego biorącego udział w Przedsięwzięciach Edukacyjnych i upublicznianie utworzonych w ten sposób materiałów odbywa się wyłącznie za pisemną zgodą rodziców lub opiekunów prawnych tego małoletniego.
5. O powzięciu podejrzenia lub informacji o krzywdzeniu małoletniego, pracownik PEWIK GDYNIA ma obowiązek powiadomić:
   • nauczyciela, rodzica lub innego opiekuna biorącego udział w Przedsięwzięciu Edukacyjnym,
   • bezpośredniego przełożonego.
6. Powiadomienie, o którym mowa w pkt. 5 lit. a) dokonywane jest ustnie, w trakcie Przedsięwzięcia Edukacyjnego, niezwłocznie po powzięciu podejrzenia lub informacji o krzywdzeniu małoletniego.
7. Powiadomienie, o którym mowa w pkt. 5 lit. b) dokonywane jest w formie pisemnej lub pocztą elektroniczną, najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po dokonaniu powiadomienia, o którym mowa w pkt. 5 lit. a).
8. Po otrzymaniu powiadomienia, o którym mowa w pkt. 5 lit. b) bezpośredni przełożony pracownika inicjuje w Spółce niezbędne działania w celu ustalenia, czy i jakie dalsze czynności powinna podjąć Spółka w tej sprawie, a w szczególności, czy Spółka powinna zgłosić podejrzenie popełnienia przestępstwa oraz uczestniczyć w ustaleniu planu wsparcia małoletniego po ujawnieniu krzywdzenia.
9. Działania, o których mowa w pkt. 8 podejmowane są:
   • w porozumieniu – w zależności od specyfiki danego przypadku krzywdzenia małoletniego – z rodzicami, opiekunem prawnym małoletniego lub instytucją, do której kompetencji należą sprawy z zakresu ochrony małoletnich,
   • w sposób zapewniający zachowanie anonimowości małoletniego i osoby będącej źródłem informacji o krzywdzeniu małoletniego.
10. Zgłoszenia o zdarzeniach zagrażających małoletniemu, które wystąpiły w związku z Przedsięwzięciami Edukacyjnymi mogą być kierowane na adres email: ochronamaloletnich@pewik.gdynia.pl
11. Do działań podejmowanych na skutek otrzymania zgłoszeń, o których mowa w pkt. 10 stosuje się odpowiednio postanowienia pkt. 7, 8 i 9.
12. Tworzy się wewnętrzny rejestr ujawnionych lub zgłoszonych zdarzeń zagrażających małoletniemu.
13. Standardy podlegają opublikowaniu na stronie internetowej PEWIK GDYNIA oraz wywieszeniu na tablicy informacyjnej w siedzibie Spółki.
14. Niezależnie od udostępnienia Standardów w formie określonej w pkt. 13, miejsce ich publikacji wskazuje się każdorazowo w ogłoszeniach informujących o Przedsięwzięciach Edukacyjnych, w celu umożliwienia rodzicom, opiekunom prawnym lub opiekunom faktycznym małoletnich zapoznanie się z ich treścią.
15. Standardy podlegają okresowej weryfikacji pod względem zgodności z obowiązującymi przepisami prawa oraz ocenie ich merytorycznej przydatności.
16. Weryfikacja, o której mowa w pkt. 15 dokonywana jest nie rzadziej, niż raz na dwa lata.
17. Przygotowania pracowników PEWIK GDYNIA do stosowania Standardów polega na przekazaniu im tych Standardów do wiadomości w sposób przyjęty w Spółce.
18. Każdy z pracowników PEWIK GDYNIA, do którego zakresu obowiązków należy udział w Przedsięwzięciach Edukacyjnych składa oświadczenie o zapoznaniu się ze Standardami.
19. Prezes Zarządu wyznacza pracowników odpowiedzialnych za:
    • przyjmowanie zgłoszeń, o których mowa w pkt. 10 i koordynację działań podejmowanych na skutek tych zgłoszeń,
    • prowadzenie i uzupełnianie rejestru, o którym mowa w pkt. 12, czynności, o których mowa w pkt. 17 i 18, wyznacza Prezes Zarządu.
20. Standardy wchodzą w życie z dniem ogłoszenia.